Einführung in die eRechnung

Die niedersächsischen Behörden erhalten jedes Jahr mehrere Millionen Rechnungen. Diese gingen bislang fast vollständig in Papierform ein. Die papierbasierte Rechnungserstellung, deren Versand und die Bearbeitung führen zu hohen Kosten und Aufwand bei allen Beteiligten.

Um diese Kosten sowohl in ökologischer wie auch ökonomischer Hinsicht zu reduzieren und den rechtlichen Vorgaben zu entsprechen, nehmen alle öffentlichen Auftraggeber in Niedersachsen seit April 2020 elektronische Rechnungen entgegen.

Eine Rechnung ist elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das Format muss die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglichen. In jedem Fall gültig ist das Format XRechnung, welches Bund und Länder gemeinsam entwickelt haben. Bei einer bildhaften Darstellung einer Rechnung, d.h. einer PNG- oder PDF-Datei handelt es sich nicht um eine eRechnung, da dieses Format keine automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht.

Durch den digitalen Versand und die Verwendung eines strukturierten Formats kann zum einen das Porto, die Kosten für Papier und die Druckkosten für den Rechnungsversand gespart werden und zum anderen Zeit und Ressourcen bei der Erfassung, Weiterverarbeitung und Auszahlung. Damit bietet der elektronische Rechnungsverkehr großes Potenzial für öffentliche Auftraggeber und deren Lieferanten.