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Serviceangebot von IT.Niedersachsen

Mit der zentralen ePoststelle stellt das Land einen Service zur Verfügung, der öffentlichen Auftraggebern erlaubt die rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen und von den Vorteilen des elektronischen Rechnungsverkehrs zu profitieren. Alle öffentlichen Auftraggeber können die zentrale ePoststelle verwenden. Für Behörden der unmittelbaren Landesverwaltung ist eine Nutzung verpflichtend.

Funktionalitäten der ePoststelle

Die ePoststelle ist eine webbasierte Anwendung, die es dem Nutzer ermöglicht, elektronische Rechnungen gemäß NERechVO zu empfangen.

Rechnungssteller können ihre eRechnungen über die Kanäle E-Mail, Upload im Webportal und manuelle Erfassung im Webportal einreichen. Eingereichte eRechnungen werden vom System auf Virenfreiheit und Formatkonformität geprüft und inklusive rechnungsbegleitender Unterlagen sicher abgelegt. Der Rechnungssteller wird unmittelbar nach Eingang über das Prüfergebnis informiert. Nachdem die ePoststelle mittels Leitweg-ID den Empfänger der eRechnung ermittelt hat, informiert sie die rechnungsempfangende Stelle per E-Mail über den Eingang der Rechnung.

Die Rechnungsunterlagen werden dem Rechnungsempfänger zur sachlichen und rechnerischen Prüfung bereitgestellt. Die Abbildung fasst diesen Prozess zusammen.

Beschreibung des Weges einer eRechnung bei Nutzung der zentralen ePoststelle   Bildrechte: Niedersächsisches Ministerium für Inneres und Sport
Der Weg einer eRechnung bei Nutzung der zentralen ePoststelle

Mehrwert der zentralen ePoststelle

Die ePoststelle ist ein zentraler Basisdienst des Landes Niedersachsen. Durch die zentrale Bereitstellung werden Ressourcen gespart, da nicht jede Behörde einen entsprechenden Service selbst entwickeln und betreiben muss.

Der Funktionsumfang der ePoststelle orientiert sich an den gültigen rechtlichen Vorgaben und stellt sicher, dass diese immer eingehalten werden. Kommt es zu Anpassungen im rechtlichen Rahmen, so wird auch der Funktionsumfang erweitert.

Durch die angebotenen Eingangskanäle und die Eingabemaske zur Online-Rechnungserstellung werden die Bedarfe eines Einzelunternehmers bis hin zum Großkonzern gedeckt. Mit dem Webservice PEPPOL wird ab spätestens April 2022 ein weiterer Eingangskanal angebunden. Rechnungssteller werden automatisiert über Eingang und Formatprüfung der eRechnung informiert, Rechnungsempfänger erhalten neben dem Rechnungsoriginal auch eine lesbare Darstellung der eRechnung. Damit können eRechnungen auch ohne entsprechendes eRechnungs-Verarbeitungsverfahren bearbeitet werden. Zur elektronischen Weiterverarbeitung der eRechnung soll eine Schnittstelle bereitgestellt werden. Damit berücksichtigt die ePoststelle die unterschiedlichen Digitalisierungsstände in den Behörden und erlaubt vom Digitalisierungsanfänger bis zum Fortgeschrittenen die Effizienzvorteile durch die eRechnung auszuschöpfen.


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