Häufig gestellte Fragen

Ja, inländische privatwirtschaftliche Unternehmen (einschließlich Personengesellschaft und GmbH) sind ab dem 1. Januar 2025 bei steuerbaren Leistungen zwischen Unternehmern (B2B-Geschäfte) verpflichtet elektronische Rechnungen zu verwenden (Übergangsvorschriften beachten). Der Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der elektronischen Rechnung muss sichergestellt sein. Ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebengewerbe betrieben wird, ist nicht relevant. Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV), sind ausgenommen.

Sie sparen Papier-, Druck- und Portokosten. Sie können allen öffentlichen Auftraggebern in Niedersachsen und über Niedersachsen hinaus Rechnungen in einem einheitlichen Format senden und leisten einen Beitrag zum Umweltschutz. Durch den elektronischen Versand der eRechnung ergibt sich eine erhebliche Zeitersparnis.

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Daten-Format (XML), die den Vorgaben der verbindlichen europäischen Normenreihe EN 16931 sowie der Liste der zugehörigen Syntaxen entsprechend erstellt, übermittelt und empfangen wird und die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dateiformate wie z.B. PDF, .tif, .jpeg und .docx erfüllen diese Voraussetzungen nicht.

Das Wachstumschancengesetz Artikel 23 Absatz 1a definiert eine elektronische Rechnung und eine sonstige Rechnung folgendermaßen:

„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.“

Bei einer XML-Datei handelt es sich um ein automatisch verarbeitbares Dateiformat für die Maschine-zu-Maschine-Kommunikation, die anders als beispielsweise PDF-Dateien für Nutzende schwer lesbar ist. Vereinfacht wird dies, wenn ein Buchhaltungssystem über die Möglichkeit zur Verarbeitung von XML-Dateien verfügt.

Eine elektronische Rechnung ist valide, wenn sie den Vorgaben des Standards XRechnung entspricht. Diese gibt die Verwendung des strukturierten Datenformats XML vor. Eine elektronische Rechnung ist außerdem valide, wenn sie den Vorgaben der verbindlichen europäischen Normenreihe EN 16931 entspricht.

Um valide elektronische Rechnungen zu erstellen, wird eine Software zur Erstellung von Rechnungen im Format XML dem Standard XRechnung entsprechend benötigt (oder ein anderes nach § 2 NERechVO zugelassenes Format). Verwendet werden darf eigene Software oder ein Weberfassungsassistent. Alternativ kann ein Dienstleister mit der Erstellung und dem Versand beauftragt werden.

Leitweg-ID und Übermittlungskanal müssen Sie bei Ihrem Auftraggeber erfragen. Alle Auftraggeber, die an den Zentralen eRechnungseingang Niedersachsen angeschlossen sind, sind über eRechnung@niedersachsen.de und das NAVO erreichbar.

Ein Gremium von Experten aus Bund, Länder und Kommunen hat für Deutschland ein gültiges eRechnungsformat entwickelt. Es handelt sich hierbei um das Format XRechnung. Rechnungen im Format XRechnung sind auf jeden Fall durch Ihren Auftraggeber entgegenzunehmen. Informationen zum Standard XRechnung finden Sie hier.

Es wird nur die jeweils gültige Fassung akzeptiert.

Für den Zentralen eRechnungseingang Niedersachsen (ZeRN) gilt: Ihre eRechnung wird umgehend auf Formatkonformität geprüft, und Sie erhalten in der Regel innerhalb weniger Minuten eine Bestätigung über den Eingang der eRechnung bzw. eine Information über deren Ablehnung.

Sollten Sie keine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wurde Ihre E-Mail aus anderen Gründen (z.B. Einstufung als Spam oder wegen nicht erlaubter Dateianhänge) nicht akzeptiert. Bitte nehmen Sie in diesen Fällen Kontakt mit dem Serviceteam unter service-erechnung@niedersachsen.de auf.

Nein. Bei der Konvertierung von Dateien liest ein geeignetes Programm lediglich das Ursprungsformat, wertet die enthaltenen Informationen aus und gibt sie optisch als XML-Datei wieder. Es wird jedoch keine valide eRechnung erstellt.

Nein. ZUGFeRD-Rechnungen bestehen aus einer PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei und entsprechen damit nicht dem XRechnungs-Standard. Lediglich Dateien im Referenzprofil XRechnung werden akzeptiert, da diese ausschließlich aus einer XML-Datei bestehen und nicht in eine PDF-Datei eingebettet sind.

Ja. Extension XRechnungen werden akzeptiert.

Nein, das Versenden von eRechnungen als ZIP-Dateien ist nicht zulässig.

Pro E-Mail darf lediglich eine eRechnung gleichzeitig eingereicht werden. Eine eRechnung (XML-Datei) darf maximal 10 MB groß sein, rechnungsbegleitende Unterlagen zusätzlich 40 MB. Insgesamt können bis zu 200 einzelne rechnungsbegleitende Unterlagen versendet werden. Eine Maximalgröße von 50 MB darf nicht überschritten werden. Dies kann bei öffentlichen Auftraggebern, die nicht an den ZeRN angebunden sind, abweichen.

Nein. Betreff und Textinhalt von E-Mails werden nicht ausgewertet.

Über das Niedersächsische Antragssystem für Verwaltungsleistungen Online (NAVO) können mithilfe der eRechnungs-Applikation valide elektronische Rechnungen an alle Verwaltungen des Landes, der Gemeinden sowie Anstalten des öffentlichen Rechts erstellt und versendet werden, sofern diese Nutzende des ZeRN sind.

Zum Zentralen eRechnungseingang Niedersachsen (ZeRN) gelangen Sie hier.

Zugang zu NAVO erhalten Sie hier.

Die Weberfassung über NAVO bietet Ihnen zwei Möglichkeiten:

• Sie können Rechnungen im Format XRechnung hochladen und an den Rechnungsempfänger übermitteln. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt und ist für Dritte nicht einsehbar.
• Sie können in einem Erfassungsassistenten Rechnungen im Format XRechnung erstellen und an den Rechnungsempfänger weiterleiten. Die Erfassung dauert ca. 6 Minuten pro Rechnung. Sie können sich anschließend Ihre Ausgangsrechnung für Ihre Dokumentation herunterladen. Den Erfassungsassistenten können Sie nutzen, wenn Sie nicht selbst über eine Software verfügen, die XRechnungen herstellen kann.