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Häufig gestellte Fragen

Muss ich eRechnungen senden?

Nein, in Niedersachsen besteht keine Verpflichtung zum Versand von eRechnungen.

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Welche Vorteile habe ich durch den Versand von eRechnungen?

Sie sparen Papier-, Druck- und Portokosten. Sie können allen öffentlichen Auftraggebern in Niedersachsen und über Niedersachsen hinaus Rechnungen in einem einheitlichen Format senden und leisten einen Beitrag zum Umweltschutz. Durch den elektronischen Versand der eRechnung ergibt sich eine erhebliche Zeitersparnis.

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Was benötige ich, um eine gültige eRechnung zu versenden?

Sie müssen eine Software zur Erstellung von Rechnungen im Format XRechnung nutzen (oder ein anderes nach § 2 NERechVO zugelassenes Format). Hierfür können Sie eine eigene Software oder einen Weberfassungsassistenten verwenden. Vielleich bietet Ihr Rechnungsprogramm das bereits an? Sie können zudem Dienstleister mit Erstellung und Versand beauftragen.

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Was ist XRechnung?

Ein Gremium von Experten aus Bund, Länder und Kommunen hat für Deutschland ein gültiges eRechnungsformat entwickelt. Es handelt sich hierbei um das Format XRechnung. Rechnungen im Format XRechnung sind auf jeden Fall durch Ihren Auftraggeber entgegenzunehmen. Informationen zum Standard XRechnung finden Sie hier.

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Was benötige ich, um eine gültige eRechnung zu übermitteln?

Sie müssen Leitweg-ID und Übermittlungskanal bei Ihrem Auftraggeber erfragen. Alle Auftraggeber, die an die zentrale ePoststelle des Landes angeschlossen sind, sind über eRechnung@niedersachsen.de und das NAVO erreichbar.

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Werde ich informiert, wenn eine von mir eingereichte eRechnung nicht dem Standard entspricht?

Für die zentrale ePoststelle des Landes gilt: Ihre eRechnung wird umgehend auf Formatkonformität geprüft und Sie erhalten in der Regel innerhalb weniger Minuten eine Bestätigung über den Eingang der eRechnung bzw. eine Information über deren Ablehnung.

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Dürfen Daten/XRechnungen als ZIP-Archiv gesendet werden?

Nein. Das Versenden von eRechnungen als ZIP-Dateien ist nicht zulässig.

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Gibt es eine Obergrenze für die Dateigröße?

eRechnungen an die zentrale ePoststelle dürfen inkl. Anhang maximal eine Größe von 40 MB haben. Dies kann bei öffentlichen Auftraggebern, die nicht an die ePoststelle angebunden sind, abweichen.

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Gibt es Vorgaben für eingehende E-Mails für die ePoststelle (Betreff, Dateiformat, Signatur, Verschlüsselung)?

Betreff und Textinhalt von E-Mails werden nicht ausgewertet. Jede E-Mail darf nur genau eine eRechnungs-Datei enthalten. Außerdem können bis zu 200 einzelne Anhänge pro E-Mail als rechnungsbegründende Unterlagen versandt werden. Anhänge haben den im Standard XRechnung zugelassenen Dateiformaten zu entsprechen.

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Was bietet mir die Weberfassung von XRechnungen über NAVO?

Die Weberfassung über NAVO bietet Ihnen zwei Möglichkeiten:

  • Sie können Rechnungen im Format XRechnung hochladen und an den Rechnungsempfänger übermitteln. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt und ist für Dritte nicht einsehbar.
  • Sie können in einem Erfassungsassistenten Rechnungen im Format XRechnung erstellen und an den Rechnungsempfänger weiterleiten. Die Erfassung dauert ca. 6 Minuten pro Rechnung. Sie können sich anschließend Ihre Ausgangsrechnung für Ihre Dokumentation herunterladen. Den Erfassungsassistenten können Sie nutzen, wenn Sie nicht selbst über eine Software verfügen, die XRechnungen herstellen kann.

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